Практичні питання впровадження інформаційних технологій у надавачів медичних послуг: управління рухом пацієнтів (електронна черга), управління ресурсами закладу, загальний та персоніфікований облік лікарських засобів та медичних виробів

16/04/2024 93

Розділ №4. Інформаційна складова в менеджменті охорони здоров’я

Тема 4.4. Практичні питання впровадження інформаційних технологій у надавачів медичних послуг: управління рухом пацієнтів (електронна черга), управління ресурсами закладу, загальний та персоніфікований облік лікарських засобів та медичних виробів

Глосарій

Надавачі медичних послуг – заклади охорони здоров’я всіх форм власності та фізичні особи – підприємці, які одержали ліцензію на провадження господарської діяльності з медичної практики та уклали договір про медичне обслуговування населення з Уповноваженим органом.

Інформаційні технології (ІТ) – сукупність методів, засобів і прийомів, що використовуються з метою збору, зберігання, опрацювання, розповсюдження, відображення й використання різноманітної інформації даних задля потреб користувачів.

Інформаційні технології в ЕСОЗ – сукупність методів та інструментів, які дозволяють опрацьовувати медичну інформацію в рамках інтегрованих технологічних систем. Використовуються для створення, збереження, передавання, використання та захисту медичної інформації. Застосування медичних інформаційних технологій відбувається у межах медичних інформаційних систем, коли необхідно вирішити певні завдання в цій галузі.

Клінічний маршрут пацієнта — алгоритм руху пацієнта структурними підрозділами закладу охорони здоров’я (або різних закладів охорони здоров’я), які залучені до надання допомоги при конкретному стані або захворюванні.

Моніторинг – періодичний або безперервний систематичний процес збору інформації щодо результативності клінічної або неклінічної діяльності, роботи чи систем.

Управління ресурсами ЗОЗ – система прийняття управлінських рішень щодо керування сукупністю ресурсів, які використовуються для здійснення фінансово-господарської діяльності та забезпечення виробництва послуг охорони здоров'я.

Лікарський засіб – будь-яка речовина або комбінація речовин (одного або декількох АФІ та допоміжних речовин), що має властивості та призначена для лікування або профілактики захворювань у людей, чи будь-яка речовина або комбінація речовин (одного або декількох АФІ та допоміжних речовин), яка може бути призначена для запобігання вагітності, відновлення, корекції чи зміни фізіологічних функцій у людини шляхом здійснення фармакологічної, імунологічної або метаболічної дії або для встановлення медичного діагнозу.

Готові лікарські засоби (лікарські препарати, ліки, медикаменти) – дозовані лікарські засоби у вигляді та стані, в якому їх застосовують, що пройшли всі стадії виробництва (виготовлення), включаючи остаточне пакування.

Електронна черга в ЗОЗ — це програмно-апаратний комплекс, що дозволяє формалізувати та оптимізувати управління потоком відвідувачів, може забезпечувати як організацію черги в момент приходу пацієнта в ЗОЗ.

Електронна реєстратура – функціональний блок або модуль МІС, який дозволяє користувачу отримати доступ до розкладу роботи ресурсів ЗОЗ та формувати запис щодо намірів здійснити візит до певного лікаря в певний час.

Вступ

У статті розглянуті практичні питання впровадження інформаційних технологій у надавачів медичних послуг. Визначено особливості управління рухом пацієнтів, ресурсами закладу та особливості персоніфікованого обліку лікарських засобів та медичних виробів.

Передумови
У сучасному середовищі інформаційні технології (ІТ) широко використовуються в усіх галузях охорони здоров'я, що призводить до значних змін в медичній теорії та практиці. Інформаційні технології мають суттєвий вплив на результативність діяльності медичних працівників та діяльність закладу охорони здоров’я в цілому. Завдяки ІТ лікарі можуть проводити об'єктивну діагностику захворювань, збирати та ефективно використовувати інформацію на всіх етапах лікувального процесу. Важливим фактором є те, що ІТ є невід'ємною частиною наукового дослідження, зокрема щодо ефективності використання ресурсів та кінцевих результатів діяльності закладів охорони здоров’я. У цій галузі розвинуті програмно-технічні комплекси, які забезпечують збір, зберігання та обробку інформації в медицині та сфері охорони здоров'я.

Мета та переваги процесу впровадження інформаційних технологій у надавачів медичних послуг:

забезпечення наявності своєчасної та достовірної інформації для державних інституцій, що беруть участь в управлінні системою охорони здоров'я;
використання можливостей обробки великої кількості медичних даних за допомогою інтелектуальних систем для прогнозування потреб охорони здоров'я, планування обсягу необхідних ресурсів у галузі та підвищення якості медичних послуг;
надання достовірної інформації у потрібному обсязі, місці та часі для учасників системи охорони здоров'я, зокрема пацієнтів, лікарів, фармацевтів та науковців;
підвищення ефективності роботи лікарів та якості медичних послуг за допомогою удосконалення робочих процесів та впровадження інформаційних технологій;
залучення пацієнтів до піклування про власне здоров'я та надання доступу до власних медичних даних для кращого розуміння їх стану і прийняття обґрунтованих рішень щодо лікування і піклування про власне здоров'я.

Детальний огляд – теоретичний та практичний

Електронна система охорони здоров'я (ЕСОЗ) є потужним засобом для подолання неефективності в галузі охорони здоров'я, яка виникає через недостатність інформації про пацієнта, обмеження доступу до медичних послуг, непрозорість системи охорони здоров’я, обмеженість своєчасної інформації щодо використання та потреби у ресурсах, недостовірність даних та корупцію.

Впровадження інформаційних технологій у надавачів медичних послуг передбачає:

Вибір та впровадження відповідної МІС: Першим кроком є вибір відповідної МІС та програмного забезпечення, яке задовольняє потреби закладу охорони здоров'я. На цьому етапі важливим є враховувати функціональні можливості МІС, сумісність з існуючими системами та інфраструктурою, а також можливість підтримки та навчання, які пропонуються постачальником МІС.
Інтеграція з існуючими системами: важливо врахувати можливість інтеграції МІС з існуючими системами. Це допоможе забезпечити безперервність роботи та обміну даними між різними системами, їх компонентами та підрозділами.
Навчання та підтримка персоналу: впровадження нових технологій вимагає навчання персоналу щодо їх використання. Важливо забезпечити достатню підтримку та навчання, щоб персонал мав змогу ефективно використовувати нові інструменти та системи.
Забезпечення безпеки даних: управління медичними даними вимагає значної уваги до захисту особистої інформації пацієнтів. Впровадження механізмів шифрування даних, контролю доступу та інших заходів безпеки є необхідним кроком для забезпечення конфіденційності.

Застосування інформаційних технологій в ЗОЗ має наступні переваги:

Покращується якість медичних послуг, що надаються.
Збільшується задоволеність пацієнтів.
Зменшується навантаження на лікарів-спеціалістів поза лікарняними установами.
Полегшується доступність та швидкість надання медичної інформації медичному персоналу.
Покращується ефективність роботи служб забезпечення.
Зменшується ймовірність випадкових і неефективних витрат ресурсів: матеріальних, фінансових, трудових.
Вдосконалюється внутрішній медичний облік: загальний та персоніфікований облік лікарських засобів та медичних виробів.
Оптимізується процес формування та подання обов'язкової звітності.
Збільшується лояльність лікарів і медичного персоналу.
Забезпечується можливість оцінки результатів роботи закладу охорони здоров’я в режимі реального часу для керівництва.

Застосування новітніх інформаційних технологій у сучасних закладах охорони здоров’я дозволяє легко вести повний облік наданих медичних послуг, аналізів і виписаних рецептів, здійснювати моніторинг поточної діяльності та якості надання медичної допомоги. Завдяки використанню інформаційних технологій, лікарі можуть надавати медичні послуги з використанням електронних пристроїв (планшетів, смартфонів), переглядати кардіо- та енцефалограми пацієнтів у цифровому форматі, отримувати результати лабораторних досліджень, приймати документи від пацієнтів і замовляти необхідні ліки за допомогою електронних рецептів.

Медичні інформаційні системи можливо класифікувати за різними характеристиками:

Залежно від ступеня автоматизації процесів збору й обробки інформації, МІС поділяються на дві категорії: автоматизовані та автоматичні. У автоматизованих системах частина операцій збору й обробки інформації виконується людиною. Автоматичні системи, натомість, виключають присутність людини в процесах збору й обробки інформації.
Залежно від типу інформаційної бази, МІС можуть бути системами, що оперують даними, або системами, що оперують знаннями. Системи другого типу, такі як експертні системи, ґрунтуються на знаннях, набутих від експертів, і результати їх роботи наближаються до результатів аналітичної діяльності експертів.
Залежно від виду задач, які вони вирішують, МІС можуть бути розподілені на наступні групи:
Інформаційно-довідкові системи, такі як автоматизовані пошукові системи або вимірювальні системи.
Інформаційно-логічні системи, які включають діагностичні системи, системи прогнозу та системи моніторингу.
Керуючі або автоматизовані системи управління. Ці системи мають нову функцію – прийняття управлінських рішень.

Таким чином, МІС можна класифікувати за різними критеріями, включаючи ступінь автоматизації, тип інформаційної бази та вид розв'язуваних задач, обираючи найбільш пріоритетні відповідно до функціональних потреб та можливостей для конкретного закладу чи видів діяльності.

Так, однією з важливих задач оптимізації роботи надавачів медичних послуг є управління рухом пацієнтів. Відповідно до затверджених вимог Постанови КМУ Про затвердження Ліцензійних умов провадження господарської діяльності з медичної практики, заклади охорони здоров'я повинні мати установлені законодавством клінічні маршрути пацієнта, які розробляються відповідно до клінічних протоколів та медичних стандартів. Згідно з Постановою КМУ, щодо затвердження Ліцензійних умов провадження господарської діяльності з медичної практики, клінічний маршрут пацієнта визначає послідовність дій, які пацієнт повинен здійснити:

пересування між структурними підрозділами медичних закладів, точками зв'язку з лікарями та іншим медичним персоналом під час отримання медичної допомоги;
потребу взаємодії між структурними підрозділами медичних закладів з метою виконання стандарту, уніфікованого клінічного протоколу медичної допомоги та нового клінічного протоколу медичної допомоги.

Одним із сучасних інструментів оптимізації руху пацієнтів на сьогодні виступає впровадження сервісу електронної черги пацієнтів.

Метою запровадження електронної черги в ЗОЗ є забезпечення якісного обслуговування пацієнтів, скорочення для них часу очікування, оптимізація ритму роботи сервісного пункту, планування робочого навантаження персоналу на основі аналізу статистичних даних.

Адміністрування системи електронної черги на запис до лікаря в режимі реального часу дозволяє:

мінімізувати виникнення конфліктних ситуацій;
встановити нормативи часу обслуговування та очікування;
відстежувати перевищення критичних показників, швидко перерозподіляючи робоче навантаження;
знизити необхідність розширення штату співробітників;
знизити експлуатаційні витрати на технічне обслуговування приміщень.

Електронна черга стає одним з результатів роботи електронної реєстратури, шляхом формування переліку пацієнтів, які мають намір відвідати ЗОЗ. Сервіс електронної черги може бути реалізовано через записи громадян за допомогою веб сайтів закладів охорони здоров’я (використовується система зворотного зв’язку або пропозиція вільних слотів для запису до певного лікаря), сервісів для мобільних додатків (зазвичай вибір вільного слоту для запису), месенджерів (записи в режимі «питання-відповідь» з адміністратором) або у телефонному режимі, що спрощує процес запису і економить час.

Можливість електронного запису в ЗОЗ дозволяє позбавитися від живих черг під кабінетами лікарів і дати можливість відвідувачам спланувати час відвідування установи. Для запису в електронну чергу існують також і спеціалізовані сервіси на базі медичних інформаційних систем (МІС) та підключених до них закладів охорони здоров’я.

Другим найважливішим завданням впровадження інформаційних технологій в діяльність надавачів медичних послуг є оптимізація та управління ресурсами закладу. Оцінити ефективність використання ресурсів в закладі охорони здоров’я можливо через аналіз та моніторинг сукупності показників, які показують, чи дійсно суб'єкт системи охорони здоров’я ефективно використовує загальні ресурси для отримання бажаних проміжних результатів з урахуванням вартості цих результатів. Одним з актуальних питань постає питання обліку лікарських засобів та їх ефективного використання.

Відповідно до вимог Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні"

заклади охорони здоров'я повинні здійснювати облік лікарських засобів та медичних виробів.

В бухгалтерському обліку лікарські засоби та медичні вироби фіксуються за наступними параметрами:

зазначається їх кількість та вартість у грошовому еквіваленті;
здійснюється реєстрація лікарських засобів та медичних виробів за одиницями обліку, що передбачає зазначення їх найменувань або груп (видів);
здійснюється розподіл обліку за матеріально відповідальними особами;
фіксується місце зберігання (використання) ліків та медичних виробів.

У відділеннях закладу охорони здоров’я облік лікарських засобів та медичних виробів проводиться за їх найменуваннями у кількісному вимірі. При цьому матеріально відповідальні особи відділень мають наступні обов'язки:

дотримуватися правил зберігання лікарських засобів та медичних виробів;
вчасно оформлювати прихід лікарських засобів та медичних виробів зі складу та відображати їх видачу на пости;
дотримуватися встановлених термінів складання звітів про отримання лікарських засобів та медичних виробів зі складу, видачі на пости та їх використання;
своєчасно надавати звіти до бухгалтерської служби закладу охорони здоров’я.

Для здійснення загального та персоніфікованого обліку лікарських засобів та медичних виробів пропонується ряд програмних додатків запропонованих розробниками МІС, серед яких найбільш популярні:

Облік лікарських засобів і медичних виробів – компонент медичної інформаційної системи “Каштан” що надає можливість здійснювати облік медикаментів відповідно до вимог від Наказу МОЗ № 635, базуючись на реєстрі зареєстрованих в Україні лікарських засобів з урахуванням інформації про їх заборону та поновлення обігу, ведення обліку за торговими найменуваннями за кожним лікарським засобом окремо, із зазначенням його назви, дозування, форми випуску, інформації про упаковку, назви виробника лікарського засобу, кількості, ціни та суми. Система дозволяє відслідковувати: формування додатків, передбачених Методичними рекомендаціями ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров’я; контроль терміну придатності медикаментів, що надає можливість планування закупівель та контролю їх раціонального використання; можливість об’єднання медикаментів за будь-якими групами – з урахуванням потреб бухгалтерії або медичних потреб; визначення загальної суми медикаментозного лікування та кількості медикаментів, які було витрачено на конкретного пацієнта (списання ліків на конкретного пацієнта); визначення залишків медикаментів по лікарні в цілому або у конкретному відділенні з можливістю групування по будь-якій ознаці або групам; можливість визначення кількості конкретного препарату у лікарні; можливість визначення суми медикаментів, що передані у будь-яке відділення; можливість списання будь-якої кількості лікарського засобу.
“MedTariffs” – система розрахунку вартості і тарифів на надання медичних послуг (консультації) лікарями-спеціалістами поліклініки, проведення лабораторних, інструментальних досліджень, надання інших параклінічних послуг, проведення стаціонарного лікування, відповідно до протоколів та стандартів. До основних функціональних можливостей системи входить база даних ресурсів, які необхідні для виконання медичних послуг, що формується з урахуванням: нормативів часу роботи медичного персоналу, необхідного для виконання послуги; переліку та кількості лікарських засобів та виробів медичного призначення; тривалості використання медичного обладнання; загально-лікарняних витрат (визначаються на основі розрахунків, проведених з використанням системи Cost Accounting).
PharmDB – база даних, створена для підрозділів установ охорони здоров’я, які займаються закупівлею (замовленням), отриманням, контролем якості, зберіганням, розподілом лікарських засобів по відділеннях стаціонару. База даних містить інформацію про реєстрацію готових лікарських засобів, субстанцій, наркотичних і психотропних засобів, з 1995 року по теперішній час (понад 40000 записів). Запис про лікарський засіб містить дані на різних мовах та: назву; форму випуску; дозування; склад; найменування виробника; країну походження; МНН (INN); класифікацію за кодами ATX; реєстраційний номер; дату початку і закінчення реєстрації; можливість рекламування ЛЗ; рецептурний або безрецептурний відпуск; задекларовану оптово-відпускну ціну на ЛЗ.

Використання описаних або подібних системних компонентів та програм дає змогу здійснювати загальний та персоніфікований облік лікарських засобів та медичних виробів надавачів медичних послуг, проводити поточний моніторинг закупівлі та використання лікарських засобів та медичних виробів, оптимізувати витрати, запобігати втратам та непередбачуваним витратам, підвищувати рівень ресурсного забезпечення ЗОЗ та покращувати якість медичних послуг.

Висновки

Впровадження інформаційних технологій в діяльність закладів охорони здоров'я створює наступні можливості:

Збільшення ефективності: інформаційні технології допомагають автоматизувати процеси, які раніше вимагали багато часу та зусиль, полегшують процеси управління ресурсами, зокрема облік лікарських засобів та медичних виробів, планування роботи медичного закладу, у тому числі управління рухом пацієнтів, планування та організацію роботи медичного персоналу, ведення медичних записів та багато інших аспектів роботи закладу. Результатом є збільшена продуктивність та ефективність роботи.
Покращення якості медичної допомоги: інформаційні технології допомагають у точній діагностиці та лікуванні хвороб. Засоби, такі як електронні медичні записи, медичні зображення високої роздільності та моніторинг клінічної інформації сприяють покращенню обміну даними та спільній роботі між медичними фахівцями, що дозволяє забезпечити кращу координацію та континуум медичної допомоги.
Запобігання помилкам: інформаційні технології допомагають у попередженні та зменшенні медичних помилок, надають можливість автоматичного контролю даних, відстеження небажаних взаємодій, а також надають розширені можливості використання клінічних протоколів та стандартів.
Покращення доступу до інформації: інформаційні технології дозволяють зберігати та обмінюватися медичною інформацією в електронному форматі, що сприяє швидкому доступу до медичної інформації з будь-якого місця та в будь-який час. Лікарі та інші медичні працівники мають можливість отримати доступ до потрібних даних про пацієнта, медичну історію, результати лабораторних тестів, зображення та іншу інформацію швидко і зручно.
Зниження витрат: впровадження інформаційних технологій сприяє зниженню витрат на управління закладом охорони здоров'я. Електронні системи дозволяють оптимізувати процеси, зменшити витрати на паперову документацію та адміністративні витрати.
Підвищення задоволення пацієнтів: впровадження інформаційних технологій може сприяти покращенню задоволення пацієнтів: швидкість отримання медичної допомоги, можливість запису на прийом у зручному форматі, запобігання черг, а також доступ до власних медичних даних може забезпечити більшу свідомість та співпрацю пацієнтів у власному лікуванні.

Додаткові матеріали

Закон України “Основи законодавства України про охорону здоров'я” (розділ V, стаття 33)
Наказ МОЗ Про затвердження Методичних рекомендацій ведення обліку лікарських засобів та медичних виробів у закладах охорони здоров'я
Електронні форми медичної документації
Поняття електронної черги в сучасній медичній системі України
Передові рішення інформатизації охорони здоров’я представлено ВООЗ, яка використовує потужність цифрових технологій та інновацій у галузі охорони здоров’я для прискорення глобального досягнення здоров’я та добробуту.

Корисні посилання

Кращі практики та рекомендацій

Пілотний проєкт системи обліку лікарських засобів «Е-Stock»: Міністерство охорони здоров’я України разом із Медичними закупівлями України запустили пілот системи обліку ліків та медичних виробів «e-Stock». Основні користувачі системи – заклади охорони здоров’я. Через систему «e-Stock» вони подаватимуть запити щодо необхідних ліків та медичних виробів, що закуповуватимуться за державний кошт. Це дозволить оптимізувати процес збору потреб, зробити його якіснішим та більш системним.
Які дані доведеться вносити до ЕСОЗ в обовʼязковому порядку?
Про порядок підключення до ЕСОЗ (роз’яснення МОЗ України)
Наказ МОЗ від 28.02.2020 № 587 "Деякі питання ведення Реєстру медичних записів, записів про направлення та рецептів в електронній системі охорони здоров’я”

Ключові слова

Надавачі медичних послуг, інформаційні технології, інформаційні технології в ЕСОЗ, клінічний маршрут пацієнта, моніторинг, управління ресурсами ЗОЗ, лікарський засіб, готові лікарські засоби, електронна черга в ЗОЗ, електронна реєстратура.

Наступна сторінка: Управління ризиками під час впровадження інформаційних систем та технологій

Дякуємо

Увага